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개인정보(파일)의 파기 / 홈페이지 회원 정비

(작성 기준일 2022. 12.)

근거

‣ 「개인정보 보호법」 제21조(개인정보의 파기)

‣ 「개인정보 보호법 시행령」 제16조(개인정보의 파기방법)

‣ 「교육부 개인정보 보호지침」 제10조(개인정보의 파기방법 및 절차)

‣ 「교육부 개인정보 보호지침」 제11조(법령에 다른 개인정보의 보존)

‣ 「교육부 개인정보 보호지침」 제60조(개인정보파일의 파기 절차)

‣ 「교육부 개인정보 보호지침」 제61조(개인정보파일 보유기간의 산정)

‣ 「교육부 개인정보 보호지침」 제62조(개이정보파일 등록 사실의 삭제)

세부

추진내용

□ 파기 원칙

① 처리목적이 달성되거나, 해당 서비스 및 사업이 종료된 경우, 정당한 사유가 없는 한 5일 이내에 개인정보(파일) 파기

② 개인정보(파일) 파기는 반드시 개인정보 보호책임자(분야별책임자)의 책임하에 수행되어야 하며, 개인정보 보호책임자는 파기 결과를 확인하여야 함

③ 다른 법령에 따라 보존하여야 하는 경우 다른 개인정보와 분리하여 저장․관리

④ 개인정보(파일) 파기에 관한 사항은 기록·관리하여야 함

□ 개인정보(파일)의 파기 절차

① 개인정보 파기

절차	주요내용	담당자
1	□ 보유기간이 경과되거나 불필요하게 된 개인정보 현황 파악 □ 개인정보 파기 결재 요청	개인정보취급자
↓
2	□ 개인정보 파기 요청 검토 및 승인·반려	분야별책임자 (개인정보 보호책임자)
↓
3	□ 개인정보 파기 시행 □ 개인정보 파기 결과 보고(개인정보 파기 관리대장 활용)	개인정보취급자
↓
4	□ 개인정보 파기 결과 확인	분야별책임자 (개인정보 보호책임자)

② 개인정보파일 파기

절차	주요내용	담당자
1	□ 개인정보파일 파기 요청서 작성 및 제출 ☞ “개인정보파일 파기 요청서” 작성 후 결재 요청	개인정보취급자
↓
2	□ 파기 요청 검토 및 승인·반려	개인정보 보호책임자
↓
3	□ 승인 시, 개인정보파일 파기 실시(접속로그 기록 확인) □ 개인정보파일 파기 관리대장 작성 ☞ “개인정보파일 파기 관리대장” 작성 후 결재 □ 개인정보파일 파기 결과 보고	개인정보취급자
↓
4	□ 개인정보파일 파기 결과 확인	개인정보 보호책임자
↓
5	□ 개인정보보호위원회 개인정보보호 종합지원시스템에 등록된 개인정보파일 삭제 □ 개인정보 처리방침에 공개된 개인정보파일 삭제	개인정보 보호책임자

□ 홈페이지 내 회원정보 관리

① 1년 이상 장기 미접속 회원에 대하여 일정 기간(30일 이상) 공지 후 접속 이력이 없을 경우 회원정보 삭제(파기)

② 회원가입 2년이 경과한 회원에 대하여 재동의를 받아야 회원정보 보유가능.

즉, 재동의하지 않은 회원정보 삭제(파기)

<회원정보 정비 공지방법>

⦁ 회원가입 시 등록된 이메일로 안내 메일 발송(삭제 30일 이전)

⦁ 기관 운영 홈페이지의 공지사항에 게시(30일 이상)

③ 홈페이지 회원정보 삭제(파기) 시 개인정보 파기절차 준수

‣ 개인정보 보호책임자(분야별책임자)의 승인 절차 후 수행

‣ 회원정보 삭제(파기) 후 해당 내용을 기록·관리

□ 각종 서면 동의서 파기 관리

① 오프라인(신청서를 통한 서면 수집 등) 방식으로 생산된 기록물에 포함된 개인정보 중 다음의 경우 기록·관리 대상이 됨

‣ 「공공기록물 관리에 관한 법률」 및 해당 업무수행과 관련된 개별 법령에서 기록물로 등록하여 관리하도록 규정되어 있는 경우

‣ 민원의 소지가 있거나 법적 증거력의 확보를 위해 관리해야 하는 경우

② 기록·관리 대상은 「공공기록물 관리에 관한 법률」 적용 대상이며, 「공공기록물 관리에 관한 법률」의 규정에 따라 관리

‣ 기록관리 대상(각종 동의서 등)은 업무관리시스템에 등록하여 관리

‣ 기록물(과제카드) 보존기관 만료 시 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 제43조에 따라 기록물의 평가 및 폐기 등 절차 수행

③ 기록 관리대상에 해당하지 않은 경우 → 「개인정보 보호법」에 따라 파기

‣ 회원제 홈페이지 회원정보는 「개인정보 보호법」에 따라 개인정보 파기

□ 파기 방법

구분	전부 파기	일부 파기
전자적 파일 (하드디스크, CD/DVD, USB 등)	‣ 재생시킬 수 없는 기술적인 방법으로 삭제 - 전용 소자장비를 이용하거나, - 데이터가 복원되지 않도록 덮어쓰기 수행 ‣ 물리적인 방법으로 매체 파괴	‣ 삭제 후 복구․재생되지 않도록 관리․감독
기록물, 인쇄물, 서면, 그 밖의 기록매체	‣ 물리적으로 파쇄하거나 소각	‣ 해당 부분을 마스킹 또는 천공 등으로 삭제

벌칙규정

위반행위	벌칙
개인정보 미파기(법 제21조제1항 위반)	3천만원 이하 과태료 (법 제75조제2항제4호)
개인정보를 분리하여 저장·관리하지 아니한 경우 (법 제21조제3항 위반)	1천만원 이하 과태료 (법 제75조제4항제1호)

관련자료

1. 개인정보 파기 기안문 예시

2. 개인정보 파기 결과보고 기안문 예시

3. 개인정보 파기 관리대장

4. 개인정보파일 파기 실시 기안문 예시

5. 개인정보파일 파기 요청서 예시

6. 개인정보파일 파기 결과보고 기안문 예시

7. 개인정보파일 파기 결과보고서 예시

8. 개인정보파일 파기 관리대장

1
		개인정보 파기 기안문 예시

청렴합니다. 우리는 부산교육人입니다.
		○○○학교
수신자	내부결재
(경유)
제목	개인정보 파기 실시

1. 근거

가.「개인정보보호법」제21조(개인정보의 파기)

나.「개인정보보호법 시행령」제16조(개인정보의 파기방법)

다.「개인정보 보호 내부 관리계획(안) 수립」(○○학교-000, 20 .  .  .)

2. 보유기간이 경과한 개인정보 파일을 다음과 같이 파기하고자 합니다.

개인정보(파일)명	파기건수	파기일	파기방법	파기사유
○○ 홈페이지 회원정보	○○건	20○○.○○.○○	완전삭제	보유기간 경과

3. 향후 조치 계획: 개인정보 파일 관리대장 기록 및 보고.  끝.

★																											교장
협조자
시행			○○학교-0000										(	0000. 00. 00.			)		접수											(			)
우	00000					부산광역시 ○○○																		/	http://www.
전화		051-0000							/전송		051-000-0000					/		○○○@○○○										/	공개

2
		개인정보 파기 결과보고 기안문 예시

청렴합니다. 우리는 부산교육人입니다.
		○○○학교
수신자	내부결재
(경유)
제목	개인정보 파기 결과 보고

1. 근거

가.「개인정보보호법」제21조(개인정보의 파기)

나.「개인정보보호법 시행령」제16조(개인정보의 파기방법)

다.「개인정보 보호 내부 관리계획(안) 수립」(○○학교-000, 20 .  .  .)

라.「개인정보 파기 실시」(○○학교-000, 20 .  .  .)

2. 보유기간이 경과한 ○○ 홈페이지 회원정보 개인정보 파기 결과를 아래와 같이 보고합니다

가. 개인정보 파기 결과

개인정보(파일)명	파기건수	파기일	파기방법	파기결과 확인
○○ 홈페이지 회원정보	○○건	20○○.○○.○○	완전삭제	파기 후 회원현황 DB 건수 확인

나. 개인정보 파기 관리대장 작성[붙임 참조]

붙임  개인정보 파기 관리대장 1부.  끝.

★																											교장
협조자
시행			○○학교-0000										(	0000. 00. 00.			)		접수											(			)
우	00000					부산광역시 ○○○																		/	http://www.
전화		051-0000							/전송		051-000-0000					/		○○○@○○○										/	공개

3
		개인정보 파기 관리대장

개인정보 파기 관리대장

번호	개인정보파일명	파기일	파기사유	처리담당자 (서명)	처리부서장 [분야별책임자] (서명)
예시	○○ 홈페이지 회원정보	20○○.○.○	보유기간 만료	○○○	○○○
예시	발전기금기탁자 관리	20○○.○.○	보유기간 만료	○○○	○○○
예시	○○ 홈페이지 회원정보	20○○.○.○	보유기간 만료	○○○	○○○
예시	○○ 홈페이지 회원정보	20○○.○.○	보유기간 만료	○○○	○○○
예시	○○ 홈페이지 회원정보	20○○.○.○	보유기간 만료	○○○	○○○
예시	○○ 홈페이지 회원정보	20○○.○.○	보유기간 만료	○○○	○○○

※ 작성시기: 회원정보 정비 등 일부 개인정보를 삭제할 경우

- 홈페이지 회원정보는 2년마다 재동의(분기별 파기 작성 수행)

- 개인정보 내부 관리계획에 따라 학교 홈페이지 회원정보는 월별(분기별) 등 파기 수행

4
		개인정보파일 파기 실시 기안문 예시

청렴합니다. 우리는 부산교육人입니다.
		○○○학교
수신자	내부결재
(경유)
제목	개인정보파일 파기 실시

1. 근거

가.「개인정보보호법」제21조(개인정보의 파기)

나.「개인정보보호법 시행령」제16조(개인정보의 파기방법)

다.「개인정보 보호 내부 관리계획(안) 수립」(○○학교-000, 20 .  .  .)

2. 학교 통폐합에 따른 홈페이지 서비스 종료에 따라 본교에서 보유하고 있는 「○○홈페이지 회원정보」개인정보파일을 붙임과 같이 파기하고자 합니다.

붙임  개인정보파일 파기요청서 1부.  끝.

★																											교장
협조자
시행			○○학교-0000										(	0000. 00. 00.			)		접수											(			)
우	00000					부산광역시 ○○○																		/	http://www.
전화		051-0000							/전송		051-000-0000					/		○○○@○○○										/	공개

5
		개인정보파일 파기 요청서 예시

파기 요청시 작성

개인정보파일 파기 요청서

작성일	20○○.○.○	작성자		○○○
파기 대상 개인정보파일	○○홈페이지 회원정보
생성일자	20○○.○.○	개인정보취급자		○○○
주요 대상 업무	개인정보 파일삭제	현재 보관건수		○,○○○
파기 사유	학교 통폐합으로 인한 ○○홈페이지 서비스 종료
파기 일정	20○○.○.○
특기사항	-
파기 승인일			승인자 (개인정보 보호책임자)
파기 장소
파기 방법
파기 수행자			입회자
폐기 확인 방법
백업 조치 유무
매체 폐기 여부

※ 작성시기: 사업폐기 등 업무 자체가 없어질 경우

6
		개인정보파일 파기 결과보고 기안문 예시

청렴합니다. 우리는 부산교육人입니다.
		○○○학교
수신자	내부결재
(경유)
제목	개인정보파일 파기 결과 보고

1. 근거

가.「개인정보보호법」제21조(개인정보의 파기)

나.「개인정보보호법 시행령」제16조(개인정보의 파기방법)

다.「개인정보 보호 내부 관리계획(안) 수립」(○○학교-000, 20 .  .  .)

라.「개인정보파일 파기 실시」(○○학교-000, 20 .  .  .)

2. 학교 통폐합에 따른 홈페이지 서비스 종료로 인한「○○홈페이지 회원정보」 개인정보파일 파기 결과를 다음과 같이 보고합니다.

가. 개인정보파일 파기 결과

개인정보파일명	파기건수	파기일	파기방법	파기결과 확인
○○ 홈페이지 회원정보	○○건	20○○.○○.○○	DB 완전삭제	파기 후 회원현황 DB 건수 0건 확인

나. 개인정보파일 파기 관리대장 작성[붙임2 참조]

붙임  1. 개인정보파일 파기 결과보고서 1부.

2. 개인정보파일 파기결과 확인 증빙자료 1부.

3. 개인정보파일 파기 관리대장 1부.  끝.

★																											교장
협조자
시행			○○학교-0000										(	0000. 00. 00.			)		접수											(			)
우	00000					부산광역시 ○○○																		/	http://www.
전화		051-0000							/전송		051-000-0000					/		○○○@○○○										/	공개

7
		개인정보파일 파기 결과보고서 예시

파기요청서 하단의 내역 작성

개인정보파일 파기 결과보고서

작성일	20○○.○.○	작성자		○○○
파기 대상 개인정보파일	○○홈페이지 회원정보
생성일자	20○○.○.○	개인정보취급자		○○○
주요 대상 업무	개인정보 파일삭제	현재 보관건수		○,○○○
파기 사유	학교 통폐합으로 인한 ○○홈페이지 서비스 종료
파기 일정	20○○.○.○
특기사항	-
파기 승인일	20○○.○.○		승인자 (개인정보 보호책임자)		20○○.○.○
파기 장소	미래교육연구원
파기 방법	DB삭제
파기 수행자	○○○		입회자			○○○
폐기 확인 방법	파기 후 회원현황 DB 건수 0건 확인
백업 조치 유무	무
매체 폐기 여부

※ 작성시기: 사업폐기 등 업무 자체가 없어질 경우

8
		개인정보파일 파기 관리대장

개인정보파일 파기 관리대장

번호	개인정보 파일명	자료의 종류	생성일	폐기일	폐기사유	처리담당자 (서명)	처리부서장 [분야별책임자] (서명)
예시	○○홈페이지 회원정보	홈페이지 회원정보	20○○.○.○	20○○.○.○	홈페이지 폐쇄	○○○	○○○
예시	○○홈페이지 회원정보	홈페이지 회원정보	20○○.○.○	20○○.○.○	비회원제로 전환	○○○	○○○
예시	○○홈페이지 회원정보	홈페이지 회원정보	20○○.○.○	20○○.○.○	홈페이지 통폐합	○○○	○○○